Вопрос «где добавить кассира» звучит просто, а ответ зависит от того, как работает ваша касса. Половина обращений возникает именно из-за этого: человек ищет настройку в драйвере, не находит и решает, что касса сломана.
Главное различие
Автономная касса работает сама по себе: у неё есть клавиатура, экран и собственная память пользователей. Кассиры живут внутри кассы.
Фискальный регистратор — это принтер с фискальным накопителем. Он не решает, кто за ним работает; всё решает кассовая программа на компьютере. Кассиры живут в программе.
Одна и та же модель может выступать в обеих ролях: автономная касса, подключённая к компьютеру и управляемая программой, ведёт себя как фискальный регистратор. Тогда и кассиры настраиваются как у регистратора.
Кассиры на автономной кассе
Настраиваются через драйвер:
- Настройте подключение к кассе в «Тест драйвера ККТ».
- Нажмите «Параметры ККТ».
- Раскройте раздел «8 Пользователи и пароли».
- Задайте нужного пользователя.
Там же задаются пароли — то, чем кассиры входят в смену на самой кассе.
Кассиры на фискальном регистраторе
Здесь драйвер помогает лишь отчасти. В разделе «8 Пользователи и пароли» у регистратора всего два поля — «Имя кассира по умолчанию» и «ИНН кассира по умолчанию», причём имя по умолчанию так и записано: СИС. АДМИНИСТРАТОР. Никакого списка кассиров там нет и не появится.
Сами кассиры задаются в кассовой программе. Во Frontol, например, это раздел «Системные справочники» → «Пользователи».
Логика в том, что регистратор не знает, кто нажимает кнопки: имя кассира приходит к нему от программы вместе с командой на формирование чека. Прописать кассира в кассу «на будущее» бессмысленно — в чек попадёт то, что передаст программа.
ИНН кассира
Тот же принцип, то же разделение.
На автономной ККМ ИНН задаётся в драйвере: «Свойства» → подключение → «Параметры ККТ» → раздел «8 Пользователи и пароли» → прописать ИНН нужному кассиру.
Есть и второй путь, о котором забывают: кассира можно зарегистрировать прямо из главного окна «Тест драйвера ККТ» — там есть поля «Кассир» и «ИНН кассира» и кнопка «Регистрация кассира».
На фискальном регистраторе — в кассовой программе. Во Frontol: «Системные справочники» → «Пользователи», двойной клик по кассиру, поле ИНН в настройках пользователя.
Что о кассире попадает в чек
В формате фискальных данных за это отвечают два реквизита:
| Тег | Реквизит | Что печатается |
|---|---|---|
| 1021 | Кассир | Должность и фамилия лица, осуществившего расчёт. Заголовок «КАССИР» может не печататься, если в названии должности уже есть слово «кассир» |
| 1203 | ИНН кассира | ИНН лица, оформившего чек |
Реквизит 1021 — про человека, который провёл расчёт, и именно поэтому важно, чтобы кассиры были заведены корректно, а не работали все под одной учётной записью «Администратор». В чеке должно быть видно, кто именно продал.
Полный состав обязательных реквизитов и что изменилось за последнее время — в статье про реквизиты кассового чека.
Зачем это нужно на практике
Ответственность за расчёт. Чек показывает, кто провёл операцию. При разборе спорной продажи или недостачи это первое, на что смотрят.
Контроль смены. Когда все работают под общим пользователем, понять, чья ошибка, невозможно.
Требование к содержанию чека. Сведения о кассире — часть обязательного состава документа, а не украшение.
Исключение — расчёты, где кассира физически нет: вендинговые автоматы и автоматические устройства. Там реквизит не применяется.
Типичные ошибки
Ищут кассиров в драйвере на фискальном регистраторе. Их там нет и не будет — только системный администратор.
Заводят всех под одним пользователем. Формально чек выходит, но смысл реквизита теряется полностью.
Меняют кассира в кассе, а программа передаёт своего. Если касса управляется программой, побеждает программа. Правьте там.
Забывают ИНН при смене сотрудника. Новый кассир работает под старой учётной записью, и в чеках месяцами стоит ИНН уволившегося.
Частые вопросы
Обязательно ли указывать ИНН кассира? Реквизит предусмотрен для указания ИНН лица, оформившего чек. Если ИНН сотрудника вам известен, его следует внести; при отсутствии сведений реквизит не формируется. Спорные ситуации лучше уточнять у своего ОФД или в налоговой.
Сколько кассиров можно завести? На автономной кассе — сколько позволяет модель, обычно несколько десятков. В кассовой программе ограничение практически отсутствует.
Кассир уволился. Удалять его? Из активных пользователей — да, чтобы под ним не работали. Чеки, уже пробитые от его имени, остаются в накопителе как есть, и это правильно.
Можно ли поменять кассира в уже пробитом чеке? Нет. Фискальный документ неизменяем.
Коротко
На автономной кассе кассиры и их ИНН задаются в драйвере: «Параметры ККТ» → «Пользователи и пароли». На фискальном регистраторе в драйвере доступен только системный администратор, а кассиры настраиваются в кассовой программе — во Frontol это «Системные справочники» → «Пользователи». В чек попадают должность и фамилия кассира (тег 1021) и его ИНН (тег 1203), поэтому общая учётная запись на всю смену лишает эти реквизиты смысла.
Материал носит информационный характер. Сайт atoldriver.ru не является представительством компании АТОЛ. Сверяйтесь с действующей редакцией 54-ФЗ.