Место настройки кассира зависит от режима работы: пользователи автономной ККТ и сотрудники кассовой программы — разные списки. Начните с того, кто формирует команды для вашей кассы.
Таблица пользователей и доступные поля зависят от модели и режима. Проверьте руководство своей ККТ. В кассе по умолчанию стоит «СИС. АДМИНИСТРАТОР», но в чек попадёт не оно: кассовая программа передаёт своего кассира. Результат проверяйте по уже сформированному документу. Удаление пользователя не меняет прежние ФД.
| Где сравнить | Что записать |
|---|---|
| Учётная запись приложения | Кто вошёл, имя/должность и ИНН при наличии сведений |
| Передача в ККТ | Какие значения передаются при регистрации кассира; не только таблица настроек |
| Уже сформированный документ | Реквизиты 1021 и 1203 с учётом их применимости; номер и время ФД |
| После смены сотрудника | Следующий реальный документ относится к новому сотруднику; прежние ФД не меняются |
Главное различие
Автономная касса работает сама по себе: у неё есть клавиатура, экран и собственная память пользователей. Кассиры живут внутри кассы.
Фискальный регистратор — это принтер с фискальным накопителем. Он не решает, кто за ним работает; всё решает кассовая программа на компьютере. Кассиры живут в программе.
Одна и та же модель может выступать в обеих ролях: автономная касса, подключённая к компьютеру и управляемая программой, ведёт себя как фискальный регистратор. Тогда и кассиры настраиваются как у регистратора.
Кассиры на автономной кассе
Настраиваются через драйвер:
- Настройте подключение к кассе в «Тест драйвера ККТ».
- Нажмите «Параметры ККТ».
- Раскройте раздел «8 Пользователи и пароли».
- Задайте нужного пользователя.
Там же задаются пароли — то, чем кассиры входят в смену на самой кассе.
Кассиры на фискальном регистраторе
В показанном режиме фискального регистратора раздел содержит поля имени и ИНН кассира по умолчанию. Это не список сотрудников кассовой программы; состав раздела зависит от модели и режима.
Сами кассиры задаются в кассовой программе. Во Frontol, например, это раздел «Системные справочники» → «Пользователи».
При внешнем управлении программа передаёт сведения о кассире. На заводские настройки кассы тут полагаться нельзя: смотрите, что передаёт приложение и что в итоге попало в документ.
ИНН кассира
Тот же принцип, то же разделение.
На автономной ККМ ИНН задаётся в драйвере: «Свойства» → подключение → «Параметры ККТ» → раздел «8 Пользователи и пароли» → прописать ИНН нужному кассиру.
Есть и второй путь, о котором забывают: кассира можно зарегистрировать прямо из главного окна «Тест драйвера ККТ» — там есть поля «Кассир» и «ИНН кассира» и кнопка «Регистрация кассира».
На фискальном регистраторе — в кассовой программе. Во Frontol: «Системные справочники» → «Пользователи», двойной клик по кассиру, поле ИНН в настройках пользователя.
Что о кассире попадает в чек
В формате фискальных данных за это отвечают два реквизита:
| Тег | Реквизит | Что печатается |
|---|---|---|
| 1021 | Кассир | Должность и фамилия лица, осуществившего расчёт. Заголовок «КАССИР» может не печататься, если в названии должности уже есть слово «кассир» |
| 1203 | ИНН кассира | ИНН лица, оформившего чек |
Реквизит 1021 — про человека, который провёл расчёт, и именно поэтому важно, чтобы кассиры были заведены корректно, а не работали все под одной учётной записью «Администратор». В чеке должно быть видно, кто именно продал.
Полный состав обязательных реквизитов и что изменилось за последнее время — в статье про реквизиты кассового чека.
Зачем это нужно на практике
Ответственность за расчёт. Чек показывает, кто провёл операцию. При разборе спорной продажи или недостачи это первое, на что смотрят.
Контроль смены. Когда все работают под общим пользователем, понять, чья ошибка, невозможно.
Сведения о кассире формируются по условиям ФФД. ИНН кассира (1203) не следует придумывать: при отсутствии сведений об ИНН реквизит не формируют. Условия для расчётов с автоматическими устройствами проверяются отдельно.
Для автоматических расчётов состав реквизитов проверяется по условиям ФФД конкретного сценария. Не переносите исключение на обычный расчёт с участием кассира.
Типичные ошибки
Ищут сотрудников кассовой программы в таблице ККТ. При внешнем управлении настройте пользователей и передачу реквизитов именно в программе.
Заводят всех под одним пользователем. Формально чек выходит, но смысл реквизита теряется полностью.
Меняют кассира в кассе, а программа передаёт своего. Если касса управляется программой, побеждает программа. Правьте там.
Забывают ИНН при смене сотрудника. Новый кассир работает под старой учётной записью, и в чеках месяцами стоит ИНН уволившегося.
Частые вопросы
Обязательно ли указывать ИНН кассира? Реквизит предусмотрен для указания ИНН лица, оформившего чек. Если ИНН сотрудника вам известен, его следует внести; при отсутствии сведений реквизит не формируется. Спорные ситуации лучше уточнять у своего ОФД или в налоговой.
Сколько кассиров можно завести? Лимит зависит от модели, режима и кассового ПО; ищите его в руководстве соответствующего списка пользователей.
Кассир уволился. Удалять его? Из активных пользователей — да, чтобы под ним не работали. Чеки, уже пробитые от его имени, остаются в накопителе как есть, и это правильно.
Можно ли поменять кассира в уже пробитом чеке? Нет. Фискальный документ неизменяем.
Коротко
Настройка зависит от режима: на автономной ККТ используйте доступные модели поля пользователей, при управлении программой задавайте кассира в ней. Проверьте фактические 1021 и 1203 в сформированном документе; ИНН заполняется при наличии сведений о нём.
Материал носит информационный характер. Сайт atoldriver.ru не является представительством компании АТОЛ. Сверяйтесь с действующей редакцией 54-ФЗ.